Всем мое приветствие! Как научиться планировать свое время интересует всех, кто не успевает справиться с теми задачами, которые должны быть выполнены. Есть эффективные методики, способы как организовать текущий день, неделю, чтобы все успевать. Выполняя их, вы сами удивитесь, как вы умеете справляться с невероятным обилием дел.
Важность планирования своего времени
От этой темы можно отмахнуться. Но когда вы попробуете одну из методик, разработанную специалистами, то сразу поймете, какая это важная штука — планирование.
Зачем планировать свой день? У этого процесса масса плюсов:
- Наступает внутренний покой от того, что перестаете суетиться, «загоняться» от потока задач.
- Приходит уважение ко времени за счет освобождения энергии для решения важных проблем.
- Начинаете реально оценивать временные рамки. Время ощущаете в себе, а не на часах.
- Учитесь думать о прогрессе, который принесет вам удовлетворение.
Американский психолог Хайди Грант Хэлворсон показал, когда человек начинает совершенствоваться, то у него появляется безумное желание работать. Увлеченный человек не замечает течение времени, потому что не тратит его на пустяки. Всегда думает, как выполнить лучше тот пункт работы, над которым сейчас трудится.
Организация рабочего дня
Как грамотно организовать день, чтобы все успеть? Над этим вопросом работали серьезные мужи прошлого и настоящего.
Они выработали полезные техники составления распорядка дня. Кто применил их на практике, говорят, что помогает не разбрасываться временем, а успевать все в срок.
С чего начать?
Возьмите тетрадь и ручку, затем составьте список дел на день, потом на неделю, опираясь на несколько правил:
- Составлению списка дел уделите внимание по 5-7 минут утром и вечером. Заглянув в список, вы не буде суетиться и бояться: как бы чего не забыть.
- Составляя план, примените правило, под названием «Лягушка». Под «Лягушкой» подразумевается то дело, за которое не хочется браться, а делать его надо. Ставьте его в начало дня. Что это даст? Выполнив его, вы больше часов потратите на действительно важное или любимое задание. Трудное дело не будет тревожить вашу душу, отвлекая он решения более приятных задач.
- На день планируйте не более 4 важных дел, уделяя каждому 1 час. Не уложитесь за 1 час, разбейте его на несколько подзадач, определив им время. Не забудьте оставлять по 15 минут на каждую задачу, на тот случай, если не будете успевать. Если справитесь, не используя эти 15 минут, то у вас накопится уйма времени.
- Чтобы не тратить лишнее время, заведите будильник, который подскажет, что 1 час прошел. Так вы научитесь выполнять дела в срок, не «размазывая» на целый день.
- Отдельно выпишите все совершенно ненужные дела и время, потраченное на них. Сюда входит просмотр телевизора, болтовня по телефону и много других неважных дел. Уберите их из своей жизни, освободив минуты или часы для совершенствования.
Основы тайм менеджмента
В современном языке появилось неведомое слово:
Тайм-менеджмент — это контроль за временем, одним из главных жизненных ресурсов. Методов тайм менеджмента много, но можно выделить главные.
Методы тайм-менеджмента:
1.Pomodoro. Это такая техника, которая поможет сконцентрироваться на конкретном важном деле. Она предполагает чередование работы и отдыха: 25 — это рабочее время, а 5 минут — отдается короткому отдыху. В течение дня есть и большая пауза, длящаяся 15 минут.
2.GTD: это тот метод, который поможет привести в порядок ваши дела. Базовые принципы GTD:
Сразу фиксируйте информацию. Никогда не говорите: «Добавлю позже».
- Пишите подробные пояснения. Разбивайте большие дела на выполнимые действия (подать документы, купить полотенце, скачать карты на телефон). Записав подробно, вы увидите, что некоторые дела можно делегировать, освободив себе больше времени.
- Ставьте даты и сроки. Вы точно ничего не забудете, если перед глазами будут мелькать даты, сроки выполнения.
- Обновляйте списки. Следите, чтобы это был список конкретных действий, а не прошлых, чтобы без промедления приступить к работе.
- Действуйте. При хорошей организации можно сразу приступить к работе.
3.Интеллект-карты: составьте интеллект-карту вашего дня. Следуя по ветвям, вы выполните все, что планировали на день. Пример карты.
Преимущества метода:
- Возможность видеть все планы дня. Карта не позволит закапываться в деталях, вы все будете видеть сразу.
- Реалистичность. Вы не сможете запланировать столько дел, которые не сможете сделать за день. На этапе планирования просто будете вычеркивать невыполнимое.
- Расставить приоритеты.Важные дела надо выделить, чтобы взгляд попадал на них в первую очередь, напоминая об их первоочередности.
- Отдых.Карта напомнит, что надо оставлять время на отдых, семью и детей.
- Легко отслеживать то, что уже сделано.Выделив выполненные веточки. Получите удовлетворение от своего умения планировать время.
- Поддается легкой корректировке. Изучив карту в конце дня, легко перенести на завтра то, что не удалось сделать.
Как на практике распоряжаться временем
Рассмотрим принципы управления ценнейшим ресурсом — временем. Можно найти много принципов, но выделим 7 основных.
- Планирование своих дел на день, неделю, перспективу. Отрегулированный план действий поможет быстрее и результативнее справляться с делами на любом рабочем месте. Все успешные люди заранее разрабатывали план действий на следующий день или неделю.
Даже выведены основные аксиомы тайм-менеджмента:
- Цели и задачи надо заносить на бумагу. Если не обозначаете цель, значит, её нет.
- Заранее составляйте список заданий и действий. Это поможет увеличить продуктивность вашей деятельности на 25%.
- Делите на части глобальный проект. То есть, объемные дела, разделите на несколько мелких, продумав очередность их выполнения.
- Результаты правильного планирования дадут свои плоды уже на следующей неделе.
- Выявите основную цель. Даже великие творцы не брались сразу за создание целого произведения. Сначала составляли план, а потом начинали выполнять его по пунктам. Секрет разумного управления временем – умение заострять внимание на текущих задачах, не теряя общего курса.
«Диаграмма Ганта». В диаграмме необходимо указать задачи, если задумали осуществить большой проект, например, строительство дома. Надо указать сроки их осуществления, продолжительность по времени, последовательность выполнения. Одинаковые дела следует сгруппировать в один пункт, а объёмные задачи разбиваются на несколько, которые будут выполняться последовательно друг за другом.
- Определяйте основную цель. Этот принцип затрагивает не только расстановку приоритетов, но и как надо двигаться к достижению цели. Здесь же надо определить последовательность выполнения текущих задачи по степени трудности.
Для расстановки приоритетов следует выбрать метод под названием «Способ АБВГД».
«А» – самое важное дело этого дня, «Б» – менее значимое, «В» – задача средней важности и т.д.
Первым следует выполнять первое дело в списке. Обычно эта задача самая объемная по выполнению, за которую так не хочется браться. Специалист по практическому тайм-менеджменту Брайан Трейси призывает использовать метод «Лягушка», о котором написано выше.
Логическим продолжением метода Трейси является принцип Парето:
20% наших усилий принесут 80% результатов, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.
То есть, наша задача – найти 20% самых эффективных действий, затем на них переключиться.
«Матрица Эйзенхауэра» считается еще одним эффективным приемом для расстановки приоритетов. Политический деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком успешным и невероятно практичным. На практике он применил такую методику.
Все текущие дела нужно делить на 4 категории:
- Срочные и важные;
- Важные, но не срочные;
- Срочные, но не слишком важные;
- Неважные и несрочные.
Сектор «1» записываются задачи, которые надо выполнить сегодня и сейчас. Если их отложить, то в будущем они создадут серьезные трудности.
В секторе «2» важные, но не срочные. Эти задачи позволяют спокойно, взвешенно все обдумать, произвести грамотное планирование. Только не позволяйте перейти им в сектор срочных задач.
Сектор «3» Дела из третьей категории лучше поручить подчиненным, иначе они отвлекут вас от серьезных дел.
Сектор «4» А вот дела под цифрой «4», то есть, несрочные и неважные, можно убрать из списка. Попробуйте каждый день составлять таблицу, опираясь на «Матрицу Эйзенхауэра».
Фокусируйтесь на главном. Вы должны помнить, что время — ресурс невосполнимый. Даже минута, потраченная зря уже не возвратится. Поэтому надо выделять главное, отбрасывая второстепенное.
Умение сосредотачиваться на главном поможет решить основные задачи продуктивного тайм-менеджмента. Чтобы второстепенные дела не мешали добиться желаемого результата, нам надо изучить техники, которые помогут понять, что такое управление временем.
Одна из самых эффективных техник, позволяющая отыскать для себя еще массу времени – это делегирование. То есть поручение своих дел другим людям. Делегирование — это классика менеджмента.
Можно найти множество примеров делегирования: свою машину можно помыть самому, затратив драгоценные минуты, но лучше отдать автомойщику. Делегировать можно много неважных или несрочных пунктов в вашем списке.
Еще один способ эффективно использовать свое время: находясь в транспорте можно прослушивать аудиокниги по профессиональному мастерству.
Среди важнейших навыков, помогающих экономить время: умение говорить «нет». Отказывать всем без разбора нельзя, а вот тем, кто лишает ваших личных временных ресурсов — можно. Если не получаете ничего полезного взамен, лучше скажите «нет».
Отказать следует болтливой соседке, чтению бульварной прессы, просмотру ТВ. Такие незапланированные отвлечения могут сорвать ваши важные планы, ничего не давая взамен.
Анализируйте своей опыт экономии времени. Он поможет создать свои правила тайм-менеджмента. Оглянувшись назад, увидите свои ошибки, предпримите действия к их исправлению. Обязательно сделайте анализ, почему были допущены ошибки. На этом этапе можете создать свои правила по управлению временем.
Наконец седьмой принцип (7). Постарайтесь запланировать отдых по такому же принципу, как все бизнес-задачи! Это тоже важнейший элемент успеха, способствующий долго оставаться на его вершине.
Будем учиться у гениев
Методики гениев могут пригодиться любому работающему человеку, ведь они проверены временем. Бенджамин Франклин был сыном мыловара, но преуспел во многих областях жизни за счет самоорганизации и дисциплины.
Крылатые фразы — «Время — деньги», «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня» принадлежат Франклину. В 20 лет он разработал систему организации времени. Она помогала ему всю жизнь. Его модель похожа на пирамиду.
В основе пирамиды — моральные добродетели. Франклин определил для себя 13 добродетелей: воздержанность, молчаливость, любовь к порядку, решительность, бережливость, трудолюбие, искренность, справедливость, умеренность, чистоплотность, спокойствие, целомудрие и кротость.
В записной книжке Франклин каждую страницу разлиновал по дням недели. Потом провёл 13 горизонтальных линий по числу добродетелей. Ежедневно он заострял внимание на одной из добродетелей, отмечая допущенные промахи.
Следующая ступень — это глобальная цель
Чего человек хочет добиться к определенным годам своей жизни?
В ступени «Генеральный план» была записана пошаговая инструкция, как надо идти к цели всей жизни. В долгосрочный план он записывал цели на ближайшие годы. Это 3–5 лет. Краткосрочный план — задачи на год и месяц. Затем идет планирование на один день. Ступени опираются одна на другую.
Если желаете использовать эту методику, то определите для себя большую задачу, затем идите по ступеням пирамиды.
Метод Стивена Кови
Стивен Кови как раз распределял решение задач на 4 категории, о которых написано выше по тексту. Сначала следует решать основную задачу. Последовательно переходя к менее главным.
Тимоти Феррисс
Его метод заключается в том, чтобы работая меньше, делать больший объем работы. Он считает, что надо фокусироваться на действительно важном деле.
Суть техники этого гения проста: в список дел внести только одно важное дело, 3 средних и 5 мелких. Делать одно важное дело, остальные можно делегировать.
Уважаемые друзья, как научиться планировать свое время? Можно самим выработать свою технику, но лучше пользоваться техникой Франклина, Ферриса, Глеба Архангельского и других гениев разумного планирования времени.
